Que vous soyez entreprise ou collectivité locale, que ce soit pour un ouvrage existant ou en projet, vous devez nécessairement respecter les contraintes imposées par la réglementation en vigueur. Le cahier des charges de maintenance constitue la pierre angulaire de vos marchés de services techniques.
Il définit précisément le périmètre des prestations attendues, les responsabilités du prestataire, les niveaux de service à atteindre, ainsi que les exigences réglementaires à respecter.
Prévoir en amont tous les cas de figure, pour éviter de stopper l’activité
Comment est réalisé un cahier des charges chez Star Conseils ?
Une structure claire pour une consultation réussie
Un bon cahier des charges maintenance facilite la comparaison des offres, limite les dérives contractuelles et fiabilise les engagements des prestataires. Nous structurons les documents autour de 5 volets essentiels :
- Contexte et objectifs de maintenance
- Inventaire technique consolidé (par site, lot et équipement)
- Prestations attendues & niveaux de service
- Indicateurs de performance et reporting
- Clauses environnementales et énergétiques
les 5 étapes pour réaliser un cahier des charges multitechnique
Phase 0 : réunion de lancement
Dès l’acceptation de notre offre, nous organiserons une réunion de lancement pour définir les bases de la mission.
Phase 1 : élaboration du schéma directeur d’exploitation et de gestion du
marché
Cette première phase revêt une importance cruciale, car elle vise à établir les bases essentielles du dossier de consultation tout en définissant clairement le périmètre de l’appel d’offres.
Phase 2 : recueil, consolidation de l’inventaire et état des lieux technique
Lors de cette étape, nous réalisons la consolidation exhaustive de l’inventaire des équipements concernés par la maintenance, ainsi que des données nécessaires à l’évaluation des prestations attendues.
Phase 4 : analyse des offres et preparation rapport d’analyse
Après la réception des offres, nous procéderons à une analyse détaillée des propositions à travers une grille d’analyse fournie.
Pourquoi faire appel à un cabinet AMO ?
Chez Star Conseils, nous concevons chaque cahier des charges comme un outil de pilotage, de performance et de conformité, garantissant à nos clients une exploitation technique fiable, efficiente et durable de leur patrimoine immobilier. L’assistance à maîtrise d’ouvrage (AMO) est précieuse dans la maintenance multitechnique car elle a ainsi un rôle de conseil, d’assistance et de proposition.
Notre prestation comprend généralement 3 grands piliers
Analyse des besoins
Structuration du marché
Rédaction du Dossier de Consultation des Entreprises
« Description précise des missions des prestataires techniques. »
Dois-je obligatoirement rédiger un cahier des charges ?
En maintenance immobilière, comme dans tout autre secteur d’activité où une entreprise fait appel à des prestataires externes, il est essentiel d’élaborer un cahier des charges en prévision de contrats de services techniques signés avec des entreprises spécialisées. Ces missions doivent en effet suivre à la fois vos exigences, mais aussi celles imposées par la réglementation en vigueur.
Le cahier des charges est un document contractuel à respecter lors d’un projet. Il décrit précisément les missions que les prestataires techniques doivent effectuer, et organise la relation entre les différents acteurs tout au long d’un projet.
Si ce cahier des charges est trop imprécis, ou s’il ne respecte pas suffisamment les contraintes liées à la maintenance multitechnique, vous risquez de faire perdre du temps et de l’efficacité autant au client qu’au prestataire technique, et par extension de l’argent à votre entreprise sur le long terme.
Il est donc essentiel de rédiger un cahier des charges complet, faisant mention de toutes ces exigences.
Mon cahier des charges doit-il être conforme aux réglementations en vigueur ?
Toute installation technique (chauffage, contrôles d’accès, plomberie, etc) dans un bâtiment, est soumise à des réglementations. Elles dictent la ligne de conduite à suivre en toutes circonstances.
Par la suite, chaque année, votre entreprise sera soumise à des contrôles réglementaires de conformité pour ses installations. Les contrôlent qui pointent un manquement à une réglementation peuvent ainsi impliquer une remise à niveau de votre infrastructure, ce qui peut représenter un certain coût et des sanctions pénales.
Outre des dépenses optimisées, l’élaboration en amont d’un cahier des charges précis permet donc d’avoir des installations techniques conformes aux réglementations. Vous pourrez alors demander des certifications dans les domaines de la maintenance et des services.
« Star Conseils, une expertise reconnue. »
Quelles sont les normes à prendre en compte ?
Entre les exigences légales, les contraintes liées à votre entreprise et la nécessité d’optimiser vos dépenses, la rédaction d’un cahier des charges conforme n’est pas toujours évidente. Elle implique une expertise dans différents domaines techniques.
Voici les normes que vous pourriez avoir à prendre en compte :
NF X60-000
Maintenance — Terminologie : Norme française historique qui définit les principes généraux de la maintenance et le vocabulaire de base. Elle est souvent utilisée comme référence d’introduction dans les cahiers des charges, mais elle ne couvre pas les spécificités de la maintenance multitechnique ni les aspects contractuels.
NF EN 13306
Maintenance — Terminologie : Norme de référence européenne sur la terminologie de la maintenance (remplace partiellement la X60-000)
NF EN 15221-2
Facility Management — Accord-cadre : Norme de structuration des services de FM, dont la maintenance
NF X 60-010
Maintenance industrielle – Organisation de la maintenance : Plus opérationnelle, utile pour structurer la gestion technique
NF X 50-819
Prestations de maintenance — Gestion externalisée : Intéressante pour définir les modalités de contrat externalisé
Nos autres missions :
PILOTAGE
Assurer le suivi des contrats de maintenance multitechnique.
AUDIT 360°
Diagnostiquer la performance des organisations.
EXCELLENCE OPÉRATIONNELLE
Gestion de l’organisation.
FORMATION
Bénéficier de formation sur-mesure.